Gmailで受信した勤務情報から、AIで給与計算してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

日々の勤務報告をGmailで受け取って給与計算を行い、Microsoft Teamsで共有する作業は、手間がかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか？
特に月末月初など、情報が集中する時期には大きな負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した勤務情報をもとにAIが給与計算を行います。
さらに、その結果をMicrosoft Teamsへ自動で通知するため、煩雑な手作業を省ける可能性があります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する勤務情報から手作業で給与計算や通知を行っている方
• AIを活用して給与計算プロセスを効率化し、Microsoft Teams連携を検討している方
• 勤務情報関連の定型業務を自動化し、その他の業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの勤務情報受信からMicrosoft Teamsへの通知までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による計算間違いや、Microsoft Teamsへの通知内容の誤り、送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを選択し、勤務報告メールなどを特定します。
3. 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを選択し、受信したメール本文から勤務情報を抽出して給与計算を行うようにAIへ指示します。
4. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが算出した給与計算結果を指定したチャネルや特定の担当者へ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でテキストを生成する際、前段のステップで取得した内容を変数として埋め込み、給与計算の指示や動的なメッセージを作成することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知は、前段のAIステップで取得した給与計算結果などの値を変数として埋め込むといったカスタムが可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。