■概要
毎月末のGoogleカレンダーの予定確認からAIを活用したアンケート作成、そしてGmailでの送信といった一連の作業は、定期的でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。特にこれらの作業を手動で行っている場合、多くの時間と労力を要し、他の重要な業務への集中を妨げる要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーから当月の予定を取得し、AI機能でアンケートを自動生成、Gmailで送信するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーの予定に基づき、定期的なアンケート作成と送信に時間を割いている方
- AIを活用してアンケート内容の作成を効率化したいと考えている業務担当者の方
- Gmailを用いた手作業での一斉送信による手間や誤送信リスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月末の予定確認、アンケート作成、メール送信といった一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスやアンケート内容の作成漏れ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで、毎月末など任意のタイミングでフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションで当月の予定情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、取得した予定情報を基にアンケート内容を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、生成されたアンケート内容を記載したメールを指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを起動させたい日時を任意で指定することが可能です。例えば、「毎月最終日の午前10時」といった具体的な設定ができます。
- AI機能でアンケートのテキストを生成する際、どのような内容にするかの指示（プロンプト）を自由にカスタムできます。また、Googleカレンダーから取得した予定の件名や日時といった情報を変数としてプロンプトに組み込むことで、よりパーソナライズされたアンケートを作成できます。定型文の挿入も可能です。
- Gmailでメールを送信する設定では、メールの件名や本文内容に、AI機能で生成したアンケート内容やGoogleカレンダーから取得した情報を変数として利用できます。固定の挨拶文や署名を設定することも可能であり、送信先のメールアドレスも任意で指定できます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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