BoxでファイルがアップロードされたらOCRし、Google Apps Scriptでスクリプトを自動で実行する

■概要

Boxにファイルがアップロードされるたびに手作業で内容を確認し、OCR処理を行い、さらにGoogle Apps Scriptで特定の処理を実行するのは手間がかかり、時には入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、OCR処理からGoogle Apps Scriptのスクリプト実行までの一連の作業を自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle Apps Scriptを利用し、ファイル内容に応じた処理を手作業で行っている方
• 契約書や請求書などのPDF・画像ファイルからOCRでテキスト抽出し、データ活用を効率化したい方
• 定型的なファイル処理業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからGoogle Apps Scriptの実行までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります。
• 手作業によるファイルのダウンロードミス、OCR処理の誤り、スクリプト実行時のパラメーター設定ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxおよびGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで、監視対象のフォルダを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行」アクションを設定し、抽出したテキスト情報などを用いて任意のスクリプトを実行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の起点としたい特定のフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、どの部分のテキストを抽出するかといった項目を、業務内容に合わせて細かく設定できます。
• Google Apps Scriptのオペレーションでは、前段階のOCR機能で取得したテキスト情報などを変数として、実行するスクリプトに動的に設定することが可能です。

■注意事項

• Box、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。