Gmailで問い合わせを受信したら、AIで回答を作成してMicrosoft Teamsに通知する

Gmailで問い合わせを受信したら、AIで回答を作成してMicrosoft Teamsに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
Gmail
を自動連携できます。
No items found.

■概要

日々の業務でGmailに届く多くのお問い合わせ対応に追われ、迅速かつ適切な回答作成と社内共有に手間を感じていませんか?
特に、内容の確認、回答文案の作成、そしてMicrosoft Teamsへの通知といった一連の作業は、時間と労力を要する場合があります。
このワークフローを活用すれば、Gmailでの問い合わせ受信をトリガーに、AIが回答案を自動生成し、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受信する顧客からの問い合わせ対応を担当し、返信業務の効率化を模索している方
  • AIを活用して問い合わせへの一次回答案を生成し、対応品質の向上を目指すチームリーダーの方
  • Microsoft Teamsを社内の情報共有ツールとして活用し、問い合わせ対応状況の可視化を求める方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailへの問い合わせメール受信からAIによる回答案作成、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、手作業による対応時間を短縮することができます。
  • 定型的な問い合わせ対応作業を自動化することで、人的ミスを減らし、より重要度の高い業務へ集中する時間を確保できます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、問い合わせメールを特定するためのキーワードを指定します。
  3. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、受信したメール内容を元にAIが回答案を作成するよう指示します。
  4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたAIの回答案を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、問い合わせメールを検知するための「キーワード」を任意で設定してください。例えば、「製品Aに関する質問」「資料請求」など、業務内容に合わせて具体的なキーワードを指定することが可能です。
  • テキスト生成機能のオペレーション設定では、AIが生成する「文字数」や、回答の方向性を指示する「プロンプト」、そして「出力したい言語」を任意で設定してください。プロンプトには、丁寧な言葉遣いを求める、特定の製品情報を盛り込むなどの指示が可能です。
  • Microsoft Teamsでチャネルにメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先の「チームID」、「チャネルID」、そして通知する「メッセージ」内容を任意で設定してください。メッセージには、AIが生成した回答案だけでなく、受信日時や差出人情報などを加えることもできます。

■注意事項

  • Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
毎月の月末に自動的に起動し、あわせてTeamsで通知を行うフローボットです。このフローボットは、右側の分岐後に追加されたフローによって、様々な自動処理を行うことができます。※例えば、毎月の請求書発行処理や、スプレッドシートへの集計処理、または定期的なデータバックアップ処理など、様々な用途でご活用ください。‍
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが送信されたら、そのメッセージ内容をSlackに通知します。Microsoft Teamsにアクセスしなくても自動的に別のチャットへ情報を共有することができます。
Microsoft Teamsで特定のチャネルに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する
Microsoft Teamsのチャネル投稿を自動でGoogle スプレッドシートに追加するフローです。転記作業を省き、入力ミスや漏れを防ぎ、集計・管理をスムーズにします。
Microsoft Teamsに投稿があったら、ChatGPTが返答する
Microsoft Teamsのチャネル投稿をトリガーにChatGPTが自動返信するフローです。問い合わせ対応の遅延や回答のばらつきを減らし、担当者が本来の業務に集中できます。
Microsoft Teamsに投稿されたら、Googleカレンダーを作成する
Microsoft Teamsのチャンネルに日付などのミーティング情報が投稿されたら、その情報からGoogleカレンダーを作成するフローです。Microsoft 365の一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)を持っていれば、GoogleカレンダーからTeamsの会議予定を作成することができます。Googleカレンダーの利用者がオンライン会議を行うときに、GoogleにはGoogle Meetがありますが、会社ごとのポリシーや相手方の都合などによってMicrosoft Teamsを使用するケースがあると思います。その際には、こちらのフローを使うとオンライン会議を開催するのに便利です。
Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、Backlogに課題を追加する
Microsoft Teamsに新しいメッセージが投稿されたら、Backlogにメッセージの内容から課題を追加するフローです。新着メッセージの内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Microsoft Teams
Microsoft Teams
を使ったテンプレート
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Microsoft Teams
YoomではMicrosoft TeamsのAPIをノーコードで活用することができます。TeamsとYoomを連携することで、Teamsへの通知を自動化したり、Teamsのカレンダーに自動的に予定を登録することが可能です。
詳しくみる
テンプレート
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  利用開始まで
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる