Gmailで問い合わせを受信したら、AIで回答を作成してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

日々の業務でGmailに届く多くのお問い合わせ対応に追われ、迅速かつ適切な回答作成と社内共有に手間を感じていませんか？
特に、内容の確認、回答文案の作成、そしてMicrosoft Teamsへの通知といった一連の作業は、時間と労力を要する場合があります。
このワークフローを活用すれば、Gmailでの問い合わせ受信をトリガーに、AIが回答案を自動生成し、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する顧客からの問い合わせ対応を担当し、返信業務の効率化を模索している方
• AIを活用して問い合わせへの一次回答案を生成し、対応品質の向上を目指すチームリーダーの方
• Microsoft Teamsを社内の情報共有ツールとして活用し、問い合わせ対応状況の可視化を求める方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailへの問い合わせメール受信からAIによる回答案作成、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、手作業による対応時間を短縮することができます。
• 定型的な問い合わせ対応作業を自動化することで、人的ミスを減らし、より重要度の高い業務へ集中する時間を確保できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、問い合わせメールを特定するためのキーワードを指定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、受信したメール内容を元にAIが回答案を作成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたAIの回答案を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、問い合わせメールを検知するための「キーワード」を任意で設定してください。例えば、「製品Aに関する質問」「資料請求」など、業務内容に合わせて具体的なキーワードを指定することが可能です。
• テキスト生成機能のオペレーション設定では、AIが生成する「文字数」や、回答の方向性を指示する「プロンプト」、そして「出力したい言語」を任意で設定してください。プロンプトには、丁寧な言葉遣いを求める、特定の製品情報を盛り込むなどの指示が可能です。
• Microsoft Teamsでチャネルにメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先の「チームID」、「チャネルID」、そして通知する「メッセージ」内容を任意で設定してください。メッセージには、AIが生成した回答案だけでなく、受信日時や差出人情報などを加えることもできます。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。