フォームの回答をAIで分析し、回答内容に適したレコメンドエンジンの情報をOutlookに通知する

■概要

フォームへの回答を一つひとつ確認し、その内容に基づいてレコメンド情報を手作業でまとめて関係者にメールで通知する業務は、手間がかかる上に情報の抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングでAIが回答内容を分析し、適切なレコメンド情報をOutlook経由で自動通知できるため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答内容に応じた情報提供を自動化したい方
• AIを活用して顧客へのレコメンド精度を高めたいと考えている方
• Outlookでの情報共有プロセスを効率化し、対応漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答の分析からレコメンド情報の抽出、通知までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
• AIによる分析とシステム連携により、手作業による情報伝達の誤りや対応漏れといったリスクの軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基にレコメンド情報を生成します。
4. 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたレコメンド情報を指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ‍トリガーで使用するフォーム機能は、運用に沿った内容で任意に作成できます。
• AI機能でテキストを生成する際、プロンプト内に前段のフォームトリガーで取得した回答内容を変数として埋め込むことで、回答に応じた動的なレコメンドメッセージを作成することが可能です。
• Outlookへの通知は、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、メールの件名や本文は固定のテキストだけでなく、前段のステップで取得した値を活用してパーソナライズされた内容にカスタムすることが可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。