■概要
見込み顧客の情報がGoogle Driveに格納されるたびに、手作業で内容を確認し、営業リストを作成してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
また、情報伝達の遅れやリスト作成時の入力ミスも気になるところです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、AIが自動でファイル内容を読み取り営業リストを作成、Google スプレッドシートに整理し、Discordへ通知までを一気通貫で行うため、これらの課題解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで見込み顧客情報を管理し、営業リスト作成を効率化したい営業担当者の方
- AIを活用して、データ入力やリスト作成の自動化を進めたい業務改善担当者の方
- Discordを利用して、チーム内での迅速な情報共有と連携強化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加後、AIによる情報抽出からリスト作成、通知までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや見落としを防ぎ、常に最新かつ正確な営業リストをチームで共有することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、テキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にAIが営業リスト形式のテキストを生成します。
- その後、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、生成された営業リストを指定のシートに出力します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成された営業リストのファイルを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」トリガーでは、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取るファイルの文字数に応じたアクションの選択や、抽出したい項目、使用するAIの種類、読み取る言語などを任意で設定してください。
- テキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションでは、生成するテキストの文字数に応じたアクションの選択や、AIへの指示（プロンプト）、出力したい言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、営業リストを出力するための雛形となる書類や発行先の書類の連携、そして抽出した情報をどのようにシートに配置するかの置換後の文字列などを任意で設定してください。
- Discordの「ファイルを送信」アクションでは、通知を送信するチャンネルIDや、送信する際のメッセージ内容などを任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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