Googleフォームに労務相談が送信されたら、AIで詳細事項を聞き取るテキストを生成しGmailで一時対応を行う
Googleフォームに労務相談が送信されたら、AIで詳細事項を聞き取るテキストを生成しGmailで一時対応を行う
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
従業員からの労務相談は迅速かつ丁寧な対応が求められますが、都度担当者が内容を確認し、一次対応のメールを作成するのは手間がかかる業務です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに相談内容が送信されると、AIが相談内容に基づいた詳細なヒアリング事項を自動で生成し、Gmailで一次対応のメールを送信するため、担当者の負担を軽減し、迅速な初期対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGmailで労務相談を受け付けている人事・労務担当者の方
- 従業員への一次対応の速度と質を向上させたいと考えている管理職の方
- AIを活用して、定型的なコミュニケーション業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答後、AIによるテキスト生成を挟み即座にメールが自動送信されるため、担当者が手動で対応する時間を削減できます。
- AIが相談内容に応じてヒアリング項目を生成することで、対応の質を均一化し、業務の属人化を防ぐことにも繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomに連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、フォームの回答内容を基にヒアリング事項を作成するようプロンプトを組みます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含めて相談者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト生成では、フォームの回答内容などを引用して、状況に応じたヒアリング内容を生成するためのプロンプトを自由に設定できます。
- Gmailでメールを送る設定では、送信先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定の文章やフォームの回答内容、AIが生成したテキストなどを自由に埋め込めます。
■注意事項
- Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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