Google スプレッドシートに中途採用の候補者情報が追加されたら、AIで面接の質問案を生成してGoogle Chatに通知する

■概要

中途採用において、候補者情報が追加されるたびに面接の質問を考え、関係者に通知する作業は、時間がかかり負担に感じることはないでしょうか。特に多くの候補者を管理する場合、その手間は無視できません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに候補者情報が追加されると、AIが自動で面接の質問案を生成し、Google Chatに通知するため、採用プロセスの効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで候補者情報を管理し、面接準備に時間を要している採用担当者の方
• AIを活用して、質の高い面接質問を効率的に作成したいと考えている人事部門の方
• Google Chatを主要なコミュニケーションツールとしており、採用関連の通知を自動化したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• 候補者情報がGoogle スプレッドシートに追加されると、AIによる質問案生成からGoogle Chatへの通知までが自動化され、面接準備の時間を短縮できます。
• AIが一貫した基準で質問案を生成するため、質問の質を保ちつつ、手作業による抜け漏れや内容のばらつきといったリスクの軽減が期待できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、候補者情報が追加されたことを検知するようにします。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された候補者情報に基づいて面接の質問案を生成します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、生成された質問案を指定したスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、候補者情報を管理している任意のスプレッドシートおよびシートを指定することが可能です。
• AI機能では、面接の質問案を生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。例えば、特定の職種に合わせた質問内容にしたり、Google スプレッドシートから取得した候補者の経験年数などの情報を変数として組み込んだりすることが可能です。
• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信する先のスペースやダイレクトメッセージを任意で選択できます。また、通知メッセージの本文も固定のテキストだけでなく、Google スプレッドシートの情報やAIが生成した質問案を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336