Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Slackのチャンネルにメンバーを追加する

■概要

新しいメンバーがチームに加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録作業に加えて関連するSlackチャンネルへ手動でメンバーを追加する作業に手間を感じることはないでしょうか。これらの定型的な作業は担当者にとって時間的な負担となるだけでなく、追加漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用することで、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されると自動的に指定されたSlackチャンネルへそのユーザーを追加できるため、これらの課題を解消しオンボーディングプロセスを円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkspaceとSlackを利用し、新メンバーの参加手続きを効率化したい情報システム担当者
• 手作業によるSlackチャンネルへのメンバー追加作業に課題を感じているチームリーダーやマネージャー
• 複数のSaaSアカウント管理を自動化し、ヒューマンエラーを削減したい総務・人事担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、Slackチャンネルへのメンバー追加が自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能になります。
• 手動によるメンバー追加作業が不要になることで、招待漏れや誤ったチャンネルへの追加といった人的ミスを未然に防ぎ、確実な情報共有体制を構築できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとSlackのアカウントをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。これにより、Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際にフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでSlackを選択し、「メールアドレスでユーザーを検索」アクションを設定します。ここで、Google Workspaceで登録されたユーザーのメールアドレス情報を基に、該当するSlackユーザーを検索します。
4. 最後に、再度オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメンバーを招待」アクションを設定します。前のステップで検索したSlackユーザーを、あらかじめ指定したSlackチャンネルへ自動で招待します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackの「チャンネルにメンバーを招待」オペレーションにて、メンバーを招待したいチャンネルのIDをYoom上に表示される候補から選択することが可能です。
• 同じくSlackの「チャンネルにメンバーを招待」オペレーションにおいて、招待するメンバーIDの項目には前段の「メールアドレスでユーザーを検索」オペレーションで取得したSlackユーザーIDの情報を、変数として動的に埋め込む設定ができます。

■注意事項

• Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。