■概要
SPIRALに新しい顧客情報や案件データが登録されるたび、関連資料を保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダ名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、SPIRALへのレコード追加をトリガーとして、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、業務の正確性と効率性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SPIRALとGoogle Driveを利用し、手作業での情報整理に時間を取られている方
- 顧客データや案件情報と関連ドキュメントの紐付けを効率化したいと考えている方
- 手作業によるフォルダ作成時の命名規則の不徹底や作成漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- SPIRALにレコードが追加されると、自動でGoogle Driveに指定したルールでフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成や情報整理の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SPIRALとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSPIRALを選択し、「レコードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、SPIRALから取得した情報などを元にフォルダを作成するようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称を固定のテキストで指定したり、トリガーであるSPIRALから取得したレコード情報（例えば顧客名や案件IDなど）を動的な値として埋め込み、フォルダ名に設定することが可能です。これにより、一貫性のあるフォルダ管理を実現できます。
■注意事項
- SPIRAL、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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