■概要
Google Driveに新しいファイルが格納されるたびに、手作業でSPIRALへ情報を登録していませんか？こうしたルーティンワークは時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーとしてSPIRALへのレコード追加が自動的に行われるため、業務の効率化と正確性の向上を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSPIRAL間で日常的にファイル情報を手作業で転記している方
- ファイルの格納からSPIRALへのデータ登録までの時間短縮を目指す方
- データ入力ミスを減らし、業務品質の向上を考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると自動でSPIRALにレコードが登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を削減します。
- 手動での転記作業がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの一貫性と信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携ページでGoogle DriveとSPIRALをYoomに登録し、アカウント連携を行います。
- 次に、フローボットのトリガーとしてGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションとしてSPIRALを選択し、「レコードを登録」アクションを設定します。この際、Google Driveから取得した情報（ファイル名、作成者など）をSPIRALの登録フィールドにマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SPIRALの「レコードを登録」アクションでは、登録する各項目に対して、事前に定義した固定の値を入力する設定が可能です。
- また、トリガーであるGoogle Driveのアクションで取得したファイル名や更新日時などの情報を、SPIRALに登録するレコードの動的な値として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google Drive、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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