Google Driveにファイルが格納されたら、SPIRALに追加する

■概要

Google Driveに新しいファイルが格納されるたびに、手作業でSPIRALへ情報を登録していませんか？こうしたルーティンワークは時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーとしてSPIRALへのレコード追加が自動的に行われるため、業務の効率化と正確性の向上を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとSPIRAL間で日常的にファイル情報を手作業で転記している方
• ファイルの格納からSPIRALへのデータ登録までの時間短縮を目指す方
• データ入力ミスを減らし、業務品質の向上を考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが格納されると自動でSPIRALにレコードが登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を削減します。
• 手動での転記作業がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの一貫性と信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携ページでGoogle DriveとSPIRALをYoomに登録し、アカウント連携を行います。
2. 次に、フローボットのトリガーとしてGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションとしてSPIRALを選択し、「レコードを登録」アクションを設定します。この際、Google Driveから取得した情報（ファイル名、作成者など）をSPIRALの登録フィールドにマッピングします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• SPIRALの「レコードを登録」アクションでは、登録する各項目に対して、事前に定義した固定の値を入力する設定が可能です。
• また、トリガーであるGoogle Driveのアクションで取得したファイル名や更新日時などの情報を、SPIRALに登録するレコードの動的な値として埋め込むことができます。

■注意事項

• Google Drive、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。