■概要
DocuSignで契約が完了した後、契約情報を手作業でkintoneに入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
特に契約件数が多い場合や、特定の条件に合致する契約のみを管理したい場合には、その確認作業も負担となります。
このワークフローを活用すれば、DocuSignで特定条件に合う契約が完了した際に、自動でkintoneへレコードを追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとkintone間で契約情報の手入力や転記作業に手間を感じている方
- 契約完了後のデータ反映漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている法務・営業担当の方
- 特定の条件に合致する契約のみをkintoneで効率的に管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了情報を自動でkintoneに連携するため、手作業によるデータ入力時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 人の手を介さずにデータが連携されるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定し、フローボットが起動するきっかけを作ります。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した書類情報が特定の条件に合致する場合のみ、次の処理へ進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、条件に合致した契約情報をkintoneの指定アプリに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションでは、ご利用のDocuSignアカウントIDや、情報を取得したいエンベロープのIDを任意で設定してください。
- 「分岐機能」では、kintoneにレコードを追加する条件（例えば、書類名の一覧など）を任意で設定してください。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加したいkintoneアプリのIDや、どのフィールドにDocuSignのどの情報をマッピングするかなどを任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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