Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、クラウドサインで書類を送付する

■概要

Microsoft Teamsでの特定の連絡をきっかけに、都度クラウドサインで契約書や覚書などの書類を送付する作業は、手間がかかりヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。重要な業務でありながら繰り返し作業に時間を取られてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定条件に合う投稿をトリガーとして、Googleドキュメントでの書類発行からクラウドサインでの送付までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの特定投稿後、手作業でクラウドサインの書類送付を行っている契約担当者の方
• Microsoft Teamsとクラウドサイン間の連携作業の効率化を目指す営業担当者や法務担当者の方
• 定型的な書類送付業務を自動化し、よりコア業務へ集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの特定投稿を検知後、書類発行からクラウドサインでの送付までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による書類内容の誤りや宛先設定ミス、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 3.次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージの内容が特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 4.次に、オペレーションでAI機能を活用し、Microsoft Teamsのメッセージ本文から、書類作成に必要な情報を抽出します。
5. 5.次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報と事前に用意した雛形をもとに書類を作成します。
6. 6.次に、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」アクションを設定します。
7. 7.次に、オペレーションでクラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションを設定し、Googleドキュメントで作成した書類を添付します。
8. 8.次に、オペレーションでクラウドサインの「宛先の追加」アクションを設定し、送付先情報を指定します。
9. 9.最後に、オペレーションでクラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、準備が整った書類を送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、Microsoft Teamsのメッセージに含まれる特定のキーワードや投稿者、メンションなど、どのような条件に合致した場合にフローを進行させるかを任意で指定可能です。
• AI機能のテキスト抽出オペレーションでは、Microsoft Teamsのメッセージ本文から、後続のGoogleドキュメントでの書類発行やクラウドサインでの宛先設定に活用するデータ（例：会社名、担当者名、契約プラン、金額など）を任意に指定して抽出できます。
• Googleドキュメントの書類発行オペレーションでは、あらかじめユーザーが作成した見積書、契約書、NDAなどの任意の雛形（テンプレートファイル）を指定して、動的な書類作成が可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google ドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。