■概要
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、その内容を確認し、FAQコンテンツを作成してNotionに手作業で追加する業務に時間を取られていませんか？
また、手作業による情報入力では、抜け漏れや表記揺れといったミスも気になるところです。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、AIがFAQコンテンツ案を自動生成しNotionへ追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとNotionを利用し、FAQ作成やナレッジ共有の効率化を考えている方
- AIを活用して、コンテンツ生成業務の手間を削減したいと考えている方
- 手作業による情報転記や入力ミスを減らし、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると、FAQコンテンツ案の生成からNotionへの追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報抽出や転記がなくなるため、入力ミスや情報の欠落といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを元にAIがFAQコンテンツ案を作成します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQコンテンツ案を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、FAQの元となるファイルがアップロードされる対象フォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、読み取るファイルの文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る言語を任意で設定してください。
- テキスト生成機能のアクション設定では、生成するFAQコンテンツの文字数に応じたアクションの選択、FAQ作成に適したプロンプトの内容、出力したい言語を任意で設定してください。
- Notionでレコードを追加するアクション設定では、FAQコンテンツ案を追加する先のデータベースIDや、各プロパティに設定する値を任意で設定してください。
■注意事項
- Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
