Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRの結果を要約してkintoneに追加する

■概要

Google Driveにアップロードされたファイルの内容を確認し、手作業で文字起こしや要約を行い、さらにkintoneへ情報を入力する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？
また、これらの手作業による入力ミスや対応漏れは業務の大きな負担となり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによる文字抽出、AIによる内容要約、そしてkintoneへの自動登録までを一気通貫で自動化し、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存される書類の情報をkintoneで管理しており、手入力の手間を削減したい方
• 画像やPDFファイルからの文字起こし、内容の要約、データ登録作業の効率化を図りたい方
• 定型的な書類処理業務の自動化を進め、より重要な業務へリソースを集中させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードからkintoneへの情報登録までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• OCR処理やデータ転記の過程で発生しがちな入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. さらに、オペレーションで要約機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストの内容を要約します。
6. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約結果などの情報を指定のアプリに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取るファイルの文字数に応じたアクションの選択、特定の抽出項目、使用するAIモデル、読み取り言語を任意で設定してください。
• 要約機能の「要約する」アクションでは、処理する文章量に応じたアクションの選択、要約対象とするテキスト項目、生成する文字数の上限、要約の具体的な条件や指示、出力する言語を任意で設定してください。
• kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加するアプリや、登録する各フィールドの値を任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください