Google Driveでファイルがアップロードされたら、Slackにファイルを通知する

■概要

Google Driveに新しいファイルがアップロードされるたびに、手動でSlackに通知するのは手間がかかり、時には連絡漏れも発生するのではないでしょうか。
特にチームでファイルを共有する場合、迅速な情報伝達は業務効率に直結します。
このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動でファイル情報を通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとSlackを頻繁に利用し、ファイル共有を手作業で行っている方
• ファイルアップロード後の通知漏れや遅延を防ぎ、情報共有を円滑にしたいチームリーダーの方
• 定型的なファイル共有作業を自動化し、他の業務に集中したいと考えている全ての方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルがアップロードされると、自動でSlackに通知が送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による通知の漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルIDを指定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルやメンバー、設定したメッセージと共に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、トリガーから渡されるファイルIDを正しく指定してください。
• Slackの「ファイルを送る」アクションで、通知先のチャンネルIDもしくはメンバーID、そして通知メッセージの内容を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら