クラウドサインで書類が取消・却下されたら、コラボフローで申請書を申請する

■概要

クラウドサインで契約書類が取消や却下された際、関連情報を手作業でコラボフローに再入力し申請する作業は、手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類の取消・却下をトリガーに、コラボフローへの申請書作成と申請処理を自動化でき、これらの課題を解消し、業務の正確性と速度の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインとコラボフロー間で書類の差戻しや再申請業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
• 契約関連業務において、手作業による入力ミスや対応遅延の削減を目指すチームリーダーの方
• 複数のSaaS間での情報連携を効率化し、定型業務の自動化を推進したいと考えているDX担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインで書類が取消・却下されると、自動でコラボフローに申請情報が連携されるため、手作業による再入力の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや申請漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が取消、または却下されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、取消・却下された書類の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」アクションを設定し、取得した書類情報をもとに新しい申請書を自動で申請します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• クラウドサインのトリガー設定において、フローボットが書類の取消・却下を検知する間隔を、業務の特性や緊急性に応じて任意で設定してください。例えば、即時性を求める場合は短い間隔に、リソースを考慮する場合は長い間隔に調整することが可能です。

■注意事項

• クラウドサイン、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。