■概要
受講データの管理や分析に多くの時間を費やしていませんか？
Gmailで受信したデータを手作業で処理し、さらにAirtableへ登録する作業は、手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、これら一連の処理を自動化できます。
業務効率の向上とヒューマンエラーの削減につながるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受講データを受け取り、その後の処理に手間を感じている方
- OCRやAIを活用したデータ分析の自動化に関心がある方
- Airtableでのデータ管理を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受講データを受信後、OCR、AI分析、Airtableへの登録までを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
- 手作業によるデータの転記ミスや処理漏れを防ぎ、分析結果の精度向上と業務品質の安定化に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールがGmailに届くとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、メールに添付された受講データ（画像やPDF）からテキストを抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータやメール本文を元に、AIが分析を行い改善案などを生成します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AIが生成した分析結果や改善案を指定のテーブルに自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件となるメールのラベルを任意に設定してください。特定の送信者や件名など、より詳細な条件設定も可能です。
- OCR機能で読み取る対象ファイル（添付ファイル名など）や、読み取り範囲を指定することで、より正確なデータ抽出が可能です。
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、生成したい分析内容や改善案の方向性に合わせて、AIへの指示（プロンプト）を任意に設定してください。例えば、受講データから特定の情報を抽出するよう指示したり、改善提案のトーンを指定したりすることが可能です。
- Airtableへレコードを作成する際、どの項目にどのデータ（OCRで抽出したテキスト、AIが生成したテキスト、メールの件名や本文など、前段のアクションで取得した値）を登録するかを、変数を活用して自由にマッピングできます。抽出対象のテキストは固定値を入力したり、前段のアクションで取得したメッセージ内容を変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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