Gmailで受講データを受信したら、OCR後にAIで分析し改善案をAirtableに登録する

■概要

受講データの管理や分析に多くの時間を費やしていませんか？
Gmailで受信したデータを手作業で処理し、さらにAirtableへ登録する作業は、手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、これら一連の処理を自動化できます。
業務効率の向上とヒューマンエラーの削減につながるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受講データを受け取り、その後の処理に手間を感じている方
• OCRやAIを活用したデータ分析の自動化に関心がある方
• Airtableでのデータ管理を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受講データを受信後、OCR、AI分析、Airtableへの登録までを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
• 手作業によるデータの転記ミスや処理漏れを防ぎ、分析結果の精度向上と業務品質の安定化に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールがGmailに届くとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、メールに添付された受講データ（画像やPDF）からテキストを抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータやメール本文を元に、AIが分析を行い改善案などを生成します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AIが生成した分析結果や改善案を指定のテーブルに自動で登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件となるメールのラベルを任意に設定してください。特定の送信者や件名など、より詳細な条件設定も可能です。
• OCR機能で読み取る対象ファイル（添付ファイル名など）や、読み取り範囲を指定することで、より正確なデータ抽出が可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、生成したい分析内容や改善案の方向性に合わせて、AIへの指示（プロンプト）を任意に設定してください。例えば、受講データから特定の情報を抽出するよう指示したり、改善提案のトーンを指定したりすることが可能です。
• Airtableへレコードを作成する際、どの項目にどのデータ（OCRで抽出したテキスト、AIが生成したテキスト、メールの件名や本文など、前段のアクションで取得した値）を登録するかを、変数を活用して自由にマッピングできます。抽出対象のテキストは固定値を入力したり、前段のアクションで取得したメッセージ内容を変数として埋め込んだりすることも可能です。

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。