Slackから指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら、boardから案件リストを取得し通知する

■概要

Slackでのコミュニケーションとboardでの案件管理、それぞれの情報を追跡して連携させるのは手間がかかります。
特に、業務上のコミュニケーションの中で案件情報をboardから探し出し、改めて情報を共有する作業は、見落としや遅延の原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージ投稿をトリガーに、boardから関連案件を自動で取得し関係者へ詳細情報をすばやく共有できるようになります。
AI機能をあわせて使用することで、状況に合わせた情報を効率的に送付できるようになるはずです。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackとboardを日常的に利用している中で、案件情報の連携に手間を感じている営業担当者の方
• Slackでの迅速な案件確認と情報共有を目指すチームリーダーの方
• 手作業による情報検索や通知の遅れ、漏れを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackのメッセージ投稿を起点にboardの案件情報が自動で取得、通知されるため、手作業による検索やコピペの時間を短縮できる可能性があります。
• AIが自動で情報を処理するため、案件情報の検索ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとboardをYoomと連携します。
2. トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackのメッセージ内容から必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでboardの「案件リストの取得」アクションを設定し、関連する案件情報を取得します。
5. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出・取得した情報や固定の文言を組み合わせて、Slackへの通知文面を作成します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した案件情報を含むメッセージを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー条件となるテキストは、実際の運用に合わせて任意の内容を設定してください。
• AI機能でテキストからデータを抽出する際、抽出対象のテキストは固定値を入力したり、前段のアクションで取得したメッセージ内容を変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。また、抽出したい項目名やAIへの指示（プロンプト）も、業務内容に合わせて詳細に設定できます。
• AI機能でテキストを生成する際、前段のステップで取得した内容を変数として埋め込み、動的なメッセージを作成することが可能です。
• Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文へ固定のテキストを入力したり、前段のステップで取得した案件情報などを変数として埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Slack、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686