Gmailから特定のキーワードに一致するメールを受信したら、AKASHIに従業員を追加する

■概要

新しい従業員の採用通知を受け取るたびに、手作業で勤怠管理システムに従業員情報を入力するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。
特に、メールで受け取った情報を複数のシステムに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しやすいため、人事担当者の負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その情報を基にAKASHIへ自動で従業員情報を追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで採用関連の通知を受け取り、AKASHIに従業員情報を手入力している人事担当者の方
• 従業員情報の登録作業における時間的コストや、手作業によるミスを削減したいと考えている方
• 定型的な情報登録業務から解放され、より戦略的な人事業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信後、AKASHIへの従業員情報追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です。
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとAKASHIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、従業員追加の対象となるメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、受信メール本文から従業員情報（氏名、連絡先など）を抽出・整形します。
4. 最後に、オペレーションでAKASHIを選択し、「従業員を追加」アクションを設定し、前段のAI機能で抽出・整形した情報を利用して従業員情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、従業員追加のきっかけとしたいメールに含まれるキーワード（例：「採用決定」「入社手続き」など）や送信元メールアドレスを任意で設定してください。
• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、受信メールの本文から抽出したい項目（例：姓、名、電話番号、メールアドレスなど）や、その抽出ルールを任意でカスタムすることが可能です。
• AKASHIの「従業員を追加」オペレーションでは、AI機能で抽出したどの情報をAKASHIのどの項目に登録するかをマッピングしたり、固定値を入力したりするなど、柔軟に設定をカスタムできます。

■注意事項

• Gmail、AKASHIとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AKASHIのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6635338