■概要
定期的なオンライン会議の設定や参加者への通知は、手間がかかる作業のひとつではないでしょうか。特に、Google Meetでの会議スペース作成とGmailでの通知を毎回手作業で行っていると、時間もかかり、うっかり忘れてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Meetの会議スペースを自動作成し、Gmailで関係者に通知する作業まで自動化でき、定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの定期的な会議設定とGmailでの通知作業に手間を感じている方
- 会議準備の時間を減らし、他の業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業による会議設定の漏れや遅延を防ぎ、業務の効率化を図りたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてGoogle Meetの会議作成とGmail通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 会議設定の失念や通知メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な会議運営を支援し、業務の質を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google MeetとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとして「スケジュールトリガー」を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するようにアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで、Google Meetの「会議スペースを作成」アクションを設定し、オンライン会議のURLなどを自動で生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで作成された会議情報を記載したメールを関係者に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローを起動させたい間隔を、特定の日付、曜日、時刻などで自由にカスタムすることが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、メールの件名や本文などを、固定値で設定したり、前のステップで取得したGoogle Meetの会議情報などを用いて動的に設定したりできます。
■注意事項
- ・Google Meet、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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