クラウドサインで書類が締結されたら、Microsoft Teamsで通知する

■概要

クラウドサインで書類が締結された後の、関係者への連絡やステータス更新を手作業で行っていませんか。迅速な対応が求められる一方で、確認漏れや連絡遅延が発生しやすい業務でもあります。このワークフローは、クラウドサインのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、書類が締結されたタイミングで自動的にMicrosoft Teamsへ通知します。これにより、契約締結の状況をリアルタイムで共有し、後続業務へスムーズに移行できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインでの契約締結を、関係部署に迅速かつ確実に共有したいと考えている方
• 書類締結後の手動通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、業務プロセスを改善したい方
• クラウドサインのAPIなどを活用した連携を、プログラミングなしで構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインで書類が締結されると自動で通知されるため、これまで手作業で行っていたステータス確認や連絡業務の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が締結されたら」アクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したいチームやチャネル、メッセージ内容を構成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知は、任意のチームやチャネルを指定して送信することが可能です。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、クラウドサインから取得した契約書のタイトルなどの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• クラウドサイン、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
  https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります