クラウドサインで書類が取消・却下されたら、Asanaにタスクを追加する

■概要

クラウドサインで締結を進めていた書類が、先方の都合などで取消・却下された際のフォローアップ対応に手間を感じていませんか。手動での状況確認やタスク管理ツールへの入力は、対応漏れのリスクが伴い、重要な契約機会の損失にも繋がりかねません。このワークフローは、クラウドサインのAPIを活用して、書類の取消・却下を検知し、自動でAsanaにフォローアップタスクを追加します。これにより、対応漏れを未然に防ぎ、迅速かつ確実な契約プロセスを構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインとAsanaを利用し、契約締結プロセスを管理している法務・営業担当者の方
• 書類の取消・却下後のフォローアップ対応を自動化し、対応漏れをなくしたい方
• クラウドサインのAPI連携などを活用して、契約関連業務の効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインで書類が取消・却下されると自動でタスクが作成されるため、手作業による状況確認やAsanaへの入力時間を短縮できます。
• 担当者へのタスク割り当てが自動化されることで、対応の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なフォローアップ体制を構築します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が取り消し・却下されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、取り消された書類の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、取得した書類情報をもとに担当者へタスクを割り当てます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクを割り当てるプロジェクトや担当者を任意に設定してください。
• タスクのタイトルや説明文には、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したクラウドサインの書類名や宛先といった情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• クラウドサイン、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
  https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057