DropboxにERP業務報告がアップロードされたら、OCR後にAIで問題点を抽出してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

ERPシステムで管理している業務報告書の確認や転記作業に、手間や時間を取られていませんか。紙やPDFで受領した報告書の内容を目で追い、手作業でシステムに入力するのは負担が大きい業務です。このワークフローは、DropboxにアップロードされたERP業務報告ファイルをOCRで読み取り、AIが内容から問題点を抽出してGoogle スプレッドシートに自動で追加します。ERPとAIを連携させることで、報告書確認業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxで受領した業務報告書の内容確認や転記作業を効率化したいと考えている方
• ERP関連の報告書チェックを手作業で行っており、ヒューマンエラーに課題を感じている方
• AIを活用してERP関連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、内容の抽出から転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• AIが報告書の内容を読み解き転記するため、人による確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. ダウンロードしたファイルを、オペレーションの「OCR機能」で読み取り、テキストデータに変換します。
5. オペレーションの「AI機能」で、抽出したテキストから問題点などを要約・生成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを所定のセルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意の値に設定してください。
• Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDとシート名を任意の値に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。