DropboxにEAIデータがアップロードされたら、OCR後にAIでシステム間のデータ不整合を検出しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

異なるシステム間でデータを連携させる際、ファイルを手作業で確認し、システム間の不整合をチェックする業務は手間がかかるものです。このワークフローは、EAI（企業アプリケーション統合）の一環として生成されたデータをAIで処理するプロセスを自動化します。Dropboxにファイルがアップロードされると、OCRが内容を読み取り、AIが自動でデータ不整合を検出後、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するため、データ管理の精度と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• EAIで連携されたデータの目視確認や手入力に課題を感じているシステム担当者の方
• AIを活用して、システム間のデータ整合性チェックを自動化したいと考えている方
• DropboxとGoogle スプレッドシートを使い、データ管理プロセスを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、一連のデータチェックと記録作業が自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
• AIがデータ不整合を自動で検出するため、人の目による確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、OCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. その後、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を元にデータ不整合を検出するよう指示します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる検出結果をシートに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、出力先のシートIDとタブ名を任意の値で指定します。
• OCR機能では、画像やPDFファイルから読み取りたい項目を任意で設定することが可能です。
• AI機能のプロンプトは、検出したい不整合のパターンや出力形式に合わせて自由に編集してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。