DropboxにEDIデータがアップロードされたら、OCR後にAIで整合性を確認しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

取引先から受け取るEDIデータは、手作業でのシステム入力や目視での内容確認に多くの時間を要していませんか。また、こうした手作業は入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローは、DropboxにアップロードされたEDIデータをOCRで読み取り、AIを活用して内容の整合性を自動で確認した上で、Google スプレッドシートへ追加する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• EDIデータの処理にAIを活用し、業務を効率化したいと考えている経理や受発注担当者の方
• Dropboxで受け取った注文書などのEDIデータを手作業で転記し、負担を感じている方
• 目視でのデータ確認によるミスを減らし、より正確なデータ管理を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、EDIデータの読み取りからAIによる確認、転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による転記ミスや、目視での確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
4. 続いて、オペレーションでYoomのOCR機能を設定し、ダウンロードしたEDIデータからテキスト情報を抽出します
5. 次に、オペレーションでYoomのAI機能を設定し、OCRで抽出したテキストの整合性などを確認します
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、確認済みのデータをシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定で、EDIデータを格納するフォルダのパスや、対象とするファイル名を任意の値に設定してください
• Google スプレッドシートでデータを追加するシートIDやタブ名を、実際に利用している環境に合わせて設定してください
• OCR機能でEDIデータから読み取る項目（取引先名、金額、品番など）を任意に設定してください
• AI機能でテキストを生成する際のプロンプトは、確認したい内容に合わせて自由に編集してください

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。