GoogleフォームでGRCデータが送信されたら、OCR後にAIで評価を行い結果をNotionに追加する

■概要

GRC（ガバナンス・リスク・コンプライアンス）関連のデータ収集や書類の評価に、多くの手作業が発生し、時間がかかっていると感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームで送信されたGRC関連の情報をトリガーに、添付された書類をOCRで読み取り、さらにAIが内容を自動で評価します。`grc ai`の技術を活用することで、これまで手作業で行っていた一連の評価プロセスを自動化し、Notionへ結果をスムーズに集約できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GRC関連書類の管理や評価を手作業で行い、負担を感じているコンプライアンス担当者の方
• AI技術を活用し、リスク評価の速度と精度を向上させたいと考えている方
• GoogleフォームやNotionを使い、データ収集から管理までを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの送信からNotionへの記録までが自動処理されるため、データ入力や評価に費やしていた時間を削減できます。
• AIによる評価基準を設けることで担当者ごとの判断のブレを防ぎ、GRC評価プロセスの標準化と精度向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
5. 続いて、AI機能の「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキスト内容を評価するよう指示します
6. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションで、AIによる評価結果などをデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクションで、読み取ったファイルから抽出したい項目を任意で設定してください。
• AI機能のアクションで、GRCデータの評価基準など、目的に合わせてプロンプトの内容を任意で編集してください。
• Notionでレコードを追加するアクションで、データの記録先となるデータベースIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133