DropboxにIaaS使用データがアップロードされたら、OCR後にAIでリソース最適化を行いGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

IaaSの利用状況レポートなど、PDFや画像で共有されるデータの確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業によるデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRでデータを読み取り、AIがIaaSリソースの最適化案を生成し、Google スプレッドシートへ自動で記録するため、こうした一連の作業を効率化し、より戦略的な分析業務への集中を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• IaaSの利用レポートを手作業で転記しており、業務効率化を目指すインフラ担当者の方
• AIを活用してIaaSリソースの監視やコスト最適化を自動で行いたいと考えている方
• DropboxとGoogle スプレッドシートを用いたデータ管理フローを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、IaaSデータの読み取りからAIによる分析、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、手作業の時間を短縮します。
• 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. その後、AI機能の「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したデータを基にリソースの最適化案などを生成するよう指示します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、AIが生成したテキストを特定のシートに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取るPDFや画像ファイルの中から、抽出したいデータ項目を任意で設定することが可能です。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、どのような分析や提案をさせたいかに応じて、プロンプトの内容を任意で編集してください。
• Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、記録先となるスプレッドシートIDとタブ名を任意の値に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。