GmailでIaaS使用データを受信したら、OCR後にAIでリソース最適化を行いAirtableに登録する

■概要

クラウドサービス(IaaS)の利用状況レポートがメールで届くたびに、内容を確認してデータベースへ手入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで受信したIaaSの利用データが記載されたファイルをOCRで読み取り、AIがリソースの最適化案を自動で生成し、その結果をAirtableに登録する一連の流れを自動化します。これにより、IaaSの運用管理における定型業務を効率化し、より戦略的な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• IaaSの利用状況レポートを手作業で確認し、Airtableに転記しているインフラ担当者の方
• AIを活用してIaaSのコスト最適化やリソース管理を自動化したいと考えている方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確なIaaS利用状況の管理を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのレポート受信からAIによる分析、Airtableへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルのデータを読み取ります。
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、抽出したデータを基にリソースの最適化案を生成します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、生成された内容をデータベースに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• OCR機能のアクション設定では、レポートのどの項目を抽出するかを任意で設定してください。
• AI機能のアクション設定では、どのような最適化案を生成させたいかに応じて、プロンプトの内容を任意で編集してください。
• Airtableのアクション設定では、登録先のベースID、テーブルIDまたは名前、およびフィールド情報を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。