DropboxにMDMデータがアップロードされたら、OCR後にAIでデータ品質分析を行いGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

MDM（マスターデータ管理）で扱うデータは多岐にわたり、その品質チェックや整理を手作業で行うことに課題を感じていないでしょうか。また、MDMデータとAIを連携させ、より高度なデータ活用を目指したいものの、具体的な方法がわからずお困りの方もいるかもしれません。このワークフローは、DropboxにアップロードされたMDM関連ファイルを起点とし、OCRでのデータ抽出からAIによる品質分析、Google スプレッドシートへの集約までを自動化することで、これらの課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• MDMデータとAIを組み合わせた効率的な管理・分析手法を模索しているデータ管理担当者の方
• DropboxやGoogle スプレッドシートでマスターデータを管理しており、手作業での更新に手間を感じている方
• AIを活用したデータ品質の自動チェックなど、MDM業務の高度化を検討しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• MDMデータのアップロードから品質分析、台帳への転記までが自動化されるため、一連の作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な分析業務に集中できます。
• AIが一定の基準でデータ品質を分析するため、手作業による評価のばらつきや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ品質の維持向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取り込みます。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキストデータの品質分析などを行います。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIの分析結果を任意のシートに出力します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意の値に設定してください。
• OCR機能のアクションでは、ファイルから読み取りたい抽出項目を任意で設定してください。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、データ品質の分析や要約など、目的に応じてプロンプト（指示文）の内容を任意で編集してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、出力先のスプレッドシートIDとシートのタブ名を任意の値に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。