Microsoft Teamsのカレンダーに特定条件のイベントが登録されたら、Boxにフォルダを作成する

■概要

Microsoft Teamsのカレンダーで管理している会議やプロジェクトの予定に合わせ、関連資料を格納するBoxフォルダを手作業で作成していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則が統一されないといった課題にも繋がります。このワークフローは、Microsoft Teamsのカレンダーに特定のイベントが登録されると、自動でBoxにフォルダを作成するものです。Microsoft Teamsとbox間の手作業による連携を自動化し、ファイル管理を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとBoxを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
• Microsoft Teamsでの会議に紐づく資料を、boxで整理・管理しているプロジェクトマネージャーの方
• 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名規則の不統一といった課題を解決したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのイベント登録をきっかけにBoxへ自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• Microsoft Teamsのイベント情報に基づき、boxに統一されたルールでフォルダが自動生成されるため、属人化を防ぎ、データ管理の標準化を実現します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、イベントの件名など特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所に新しいフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のユーザーIDを任意で設定してください。
• 分岐条件では、イベントの件名や参加者など、特定の条件に合致した場合のみフォルダを作成するよう、任意で設定が可能です。
• Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成先となる親フォルダのコンテンツIDを任意で指定してください。

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■注意事項

• Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。