Microsoft SharePointの指定のフォルダにDOCXファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換しSlackで送信する

‍■概要

Microsoft SharePointに保存されたDOCXファイルを、一件ずつ手作業でPDFに変換して共有する業務に手間を感じていないでしょうか。この手作業によるdocx to pdfの変換は、ファイル数が多くなるほど負担が増し、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの特定フォルダにDOCXファイルが格納されると、RPA機能がPDFへ自動で変換しSlackで送信します。これにより、ファイル形式の変換から共有までの一連の作業が自動化され、業務の正確性と速度が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上のDOCXファイルをPDF化して共有する作業を効率化したい方
• 手作業によるdocx to pdf変換とSlackでの共有で発生するミスをなくしたいチームリーダーの方
• 書類の作成から共有までを自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• これまで手作業で行っていたdocx to pdfの変換とSlackへのアップロードが自動化されるため、反復作業に費やしていた時間を短縮できます
• ファイルの変換忘れや、誤ったファイルを共有してしまうといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、分岐機能を用いて作成時のみフローが進むように設定します
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーをきっかけに検知したファイルを取得します
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたDOCXファイルをPDF形式に変換する操作を実行します
6. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能では、DOCXからPDFへの変換に利用するWebサイトや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといったブラウザ上での操作内容を任意で設定することが可能です
• Slackのファイル送信アクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを自由に設定でき、メッセージ本文には固定テキストのほか、ファイル名といった動的な情報を変数として埋め込めます

■注意事項

• Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691