■概要
クラウド顧客管理ツール「board」で管理している顧客情報を、Microsoft Teamsのチーム内に共有する際、手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、boardで新しい顧客が作成されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知を送信するため、手作業による情報共有の手間やミスを解消し、boardとMicrosoft Teams間の連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで顧客管理を行い、Microsoft Teamsで情報共有をしている営業・CS担当者の方
- boardとMicrosoft Teams間の手動での情報連携に手間や共有漏れなどの課題を感じている方
- 顧客情報の共有を自動化し、チーム全体の対応速度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの顧客登録をトリガーに自動でMicrosoft Teamsへ通知が送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報連携が不要になることで、通知内容の誤りや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理を特定の条件で分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、boardから取得した情報を任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- board、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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