GoogleフォームでHEICが送信されたら、RPAでPDFに変換してDropboxに格納する

■概要

iPhoneなどで撮影したHEIC形式の画像をPCで閲覧したり、取引先に送付したりする際に、都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。手作業での変換は時間がかかるだけでなく、ファイル形式の取り扱いに不慣れな場合には難しい作業となりがちです。このワークフローは、GoogleフォームにHEICファイルが送信されるだけで、自動でPDFに変換しDropboxに保存します。面倒な「heic to pdf」の変換作業を自動化し、スムーズなファイル共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• iPhone等からのHEIC画像を扱うことが多く、PDFへの変換作業に時間を取られている方
• 手動での「heic to pdf」変換による手間や、変換ミスをなくしたいと考えている方
• GoogleフォームやDropboxを用いて、ファイル提出や管理のフローを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、HEICからPDFへの変換とDropboxへの格納が自動で完結するため、手作業の時間を削減できます
• 手動でのファイル形式変換やアップロード作業が不要になり、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたHEICファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換サイトを操作してファイルをPDFに変換します
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、対象のフォームやファイルを取得する質問項目を任意で設定してください
• RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、HEICからPDFへの変換に使用する任意のサイトURLや操作内容を設定してください
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください

■注意事項‍

• Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。