GoogleフォームでOGGが送信されたら、RPAでMP4に変換してDropboxに格納する

■概要

音声ファイルであるoggをmp4へ変換する際、専用の変換サイトやツールを毎回手動で操作していませんか。ファイル数が多くなると、こうした手作業は手間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにoggファイルが送信されるだけで、RPA機能がoggからmp4へのファイル変換を自動で実行しDropboxに格納するため、ファイル形式の変換に関わる一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定型的なoggからmp4へのファイル変換作業に時間を要しているご担当者の方
• ファイル変換サイトなどを利用した手作業でのファイル操作に課題を感じている方
• GoogleフォームやDropboxを活用し、ファイル管理業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• oggファイルの受信からmp4への変換、指定場所への格納までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮し、より重要な業務へ集中できます。
• 手作業によるファイルのアップロードミスや、変換後のファイルの保存先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたoggファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトでoggファイルをmp4に変換する操作を記録します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたmp4ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、oggファイルと合わせて取得したい情報（ファイル名や送信者の情報など）を任意で設定してください。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、oggからmp4への変換で実際に利用するWebサイトを指定し、操作を記録してください。
• Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換後のmp4ファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。