Boxにファイルがアップロードされたら、Squareに未登録の情報を顧客に登録する

‍■概要

申込書などの書類をBoxで管理し、顧客情報をSquareに手入力する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。
このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRで読み取った情報を活用してSquareへ自動で顧客登録を行います。手作業によるSquareとBoxの連携を自動化することで、これらの課題を解消し、顧客管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保管した申込書などの情報を、手作業でSquareに登録している方
• SquareとBoxを連携させ、顧客情報の登録作業を自動化したいと考えている店舗運営者の方
• 手作業による顧客情報の転記ミスや登録漏れを防ぎ、正確なデータ管理を実現したい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxにファイルをアップロードするだけでSquareへの顧客登録が自動で完了し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSquareをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ファイルから顧客情報をテキストデータとして抽出します。
5. さらに、Squareの「顧客情報を検索」アクションで、抽出した情報をもとに顧客が既に登録済みかを確認します。
6. 分岐機能を使い、Squareに顧客情報が未登録の場合のみ、次の処理に進むよう設定します。
7. 最後に、Squareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元に新しい顧客として登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のファイルに合わせて、氏名や連絡先など抽出したい項目を任意で設定してください。
• Squareへの顧客登録では、OCRで読み取った氏名やメールアドレスなどを各項目に紐付けるだけでなく、メモ欄などに固定のテキストを設定することも可能です。

■注意事項

• Box、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。