GoogleフォームでAVIが送信されたら、RPAでGIFに変換してDropboxに格納する

■概要

動画コンテンツの活用が増える中で、AVIファイルをGIFに変換する作業に手間を感じていませんか。オンラインの変換ツールを探し、都度ファイルをアップロードしてダウンロードする手作業は、時間がかかるだけでなく他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにAVIファイルを送信するだけで、RPAが自動でGIFへの変換を行い指定のDropboxフォルダへ格納するため、ファイル形式の変換に伴う一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業によるAVIからGIFへの変換を定型的に行っており、業務を自動化したい方
• 複数の動画ファイルを扱う中で、変換ミスやファイルの保存漏れをなくしたい方
• GoogleフォームやDropboxを活用し、ファイル管理フローそのものを改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにファイルを送信するだけでAVIからGIFへの変換が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• ファイル変換から指定場所への格納まで一連の流れが自動化されるため、手作業によるファイルの見落としや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたAVIファイルを取得します。
4. さらに、オペレーションでRPA機能を活用し、任意のオンラインコンバーターサイトなどでAVIファイルをGIFに変換するブラウザ操作を設定します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のGIFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、ファイル情報以外に取得したい回答項目（依頼者名など）を任意で設定してください。
• RPAでブラウザ操作を行うオペレーションでは、実際にファイル変換で使用するWebサイトのURLや操作手順をご自身の環境に合わせて設定してください。
• Dropboxにファイルをアップロードするオペレーションでは、変換後のGIFファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。