GmailでJPGファイルが送信されたら、RPA経由で圧縮しGoogle Driveに格納する

■概要

取引先からGmailで大容量のJPG画像ファイルが送られてきて、都度手作業で圧縮し、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、添付されたJPGファイルをRPA機能で自動的に圧縮し、Google Driveへ格納します。手動で行っていたJPGからJPGへの変換・圧縮作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったJPGファイルの管理や圧縮作業を自動化したいと考えている方
• 手作業でのファイル圧縮やGoogle Driveへの格納作業に手間を感じている方
• JPGファイルを圧縮し、ストレージ容量を効率的に利用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでファイルを受信するだけで、圧縮からGoogle Driveへの格納までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手動でのファイル操作が不要になり、圧縮忘れや格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定して、添付ファイルを取得します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルがJPGである場合に後続の処理に進むよう設定します。
4. オペレーションでRPA機能を選択し、オンラインの画像圧縮ツールなどを操作して、取得したJPGファイルを圧縮するアクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル形式の判定など、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、操作対象のWebサイトやクリックするボタンなどを柔軟に設定でき、圧縮後のファイル名なども変数を用いて指定可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名などを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を用いて自由に設定できます。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。