■概要
OneDriveに保存したファイルの情報を、手作業でMicrosoft Excelの管理表に転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、ファイルが増えるほど管理は煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveとMicrosoft Excelの連携を自動化し、特定のフォルダにファイルが作成されると、その情報を自動でMicrosoft Excelの指定したファイルに記録するため、こうした課題を手間なく解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとMicrosoft Excel間でのデータ転記作業を効率化したいと考えている方
- OneDrive上のファイル情報をMicrosoft Excelで管理しており、登録漏れや入力ミスを防ぎたい方
- ファイル管理のような定型業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加を検知し、Microsoft Excelへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記で発生しがちな、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルのアップロード時のみ後続の処理に進むようにします
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報などを指定のファイルに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、ファイルの作成や更新を検知する対象のフォルダを任意で指定することが可能です
- Microsoft Excelでデータを追加するアクションでは、連携先のファイルを任意で指定できるほか、追加する内容は固定値を入力したり、前段のトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込んだりする柔軟な設定が可能です
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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