OutlookでPDFファイルを受信したら、ConvertioでDOCファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

特定のメールに添付されたPDFファイルを手作業でWord（DOC）形式に変換し、ファイルサーバーに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。

このワークフローは、Outlookで特定のPDFファイル付きメールを受信した際に、自動でファイル形式を変換し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化します。手作業によるPDFからDOCへのファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する請求書などのPDFを手作業でDOCに変換し、管理している方
• 手作業によるファイル変換や保存のミスをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、PDFからDOCへのファイル変換とDropboxへの格納が自動で完結するため、手作業の時間を削減できます
• 人の手によるファイル形式の変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. トリガーで、Outlookの「メールを受信したら」を選択し、フローボットが起動する条件を設定します
2. オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択します
3. 次に、分岐機能を使い、前段で取得した添付ファイルがPDFの場合のみ、後続の処理に進むように設定します
4. オペレーションで、Convertioの「ファイルを変換」を選択し、添付されたPDFファイルをDOC形式に変換します
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を選択し、Convertioで変換されたDOCファイルを指定のフォルダに格納します

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに受信したメールのみを対象にできます
• 分岐機能では、取得した添付ファイルの拡張子以外にも、送信元のメールアドレスや件名など、様々な条件を自由に設定可能です
• Convertioでのファイル変換時、変換後のファイル名をYoomの変数を用いて動的に設定できます
• Dropboxへのファイルアップロード時、格納先のフォルダや保存するファイル名を任意で設定できます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Outlook、Convertio、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。