Google DriveにJPGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

請求書や領収書などのJPG画像をテキスト化し、管理する作業に手間を感じていませんか。画像から手作業で情報を転記するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google DriveにJPGファイルを格納するだけで、OCRが自動でテキスト情報を抽出し、Google スプレッドシートへ記録します。手作業によるの変換作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 請求書や領収書のJPG画像を日常的にテキスト化している経理担当者の方
• アンケートや名刺の画像データから手作業で転記を行っている営業やマーケティング担当の方
• 画像からのテキスト変換作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納を起点に、テキスト抽出から転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. ファイルがJPG形式の場合のみ処理を進めるため、オペレーションで「分岐機能」を設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードした画像ファイルからテキスト情報を読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、処理の起点としたいフォルダをIDで任意に指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に「.jpg」が含まれる場合のみ後続の処理を実行するなど、条件を自由にカスタマイズできます。
• OCR機能では、画像ファイルから読み取る情報の項目を任意に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み対象のスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを自由に設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。