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Slackで特定の投稿があったら、Gmailで指定ラベルのメールを受信トレイから自動削除する

Slackで特定の投稿があったら、Gmailで指定ラベルのメールを受信トレイから自動削除する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
Slack
を自動連携できます。
■概要
Slackでの通知を確認した後、関連するメールをGmailで一件ずつ探して手動で整理するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に、対応が完了したアラートメールなどを後から削除する作業は、忘れてしまったり後回しになりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿をきっかけに、Gmail内の指定したラベルのメールを自動で削除することが可能になり、日々のメール整理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
  • SlackとGmailを連携させ、情報整理をより効率的に行いたいと考えている方
  • 定期的なメールのクリーンアップ作業に手間を感じているシステム管理者の方
  • 手作業によるメール削除の漏れや間違いを防ぎたいと考えているビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット
  • Slackへの投稿をトリガーにGmailのメールが自動で削除されるため、手動でメールを探して削除する手間と時間を削減できます。
  • 条件に基づいて自動で処理が実行されるため、削除漏れや誤操作といったヒューマンエラーを防ぎ、受信トレイを整理された状態に保ちます。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、GmailとSlackをYoomに連携します。
  2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら(Webhook)」を設定します。
  3. オペレーションでGmailの「メッセージIDの一覧を取得」アクションを設定し、削除対象としたいメールを検索するための条件を指定します。
  4. 次に、「処理繰り返し」のオペレーションを追加し、取得したメッセージIDを1件ずつ処理するように設定します。
  5. 最後に、繰り返し処理の中にGmailの「メッセージをゴミ箱へ移動する」アクションを設定し、対象のメールを削除します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • Gmailで削除対象のメールを特定する「メッセージIDの一覧を取得」アクションでは、ご自身の運用に合わせて任意のラベルや検索条件を設定してください。
  • Slackのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい特定のチャンネルやメッセージ内容などを任意で設定してください。

■注意事項
・Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    特定のキーワードに一致するメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら(ラベルID指定)
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フローボットオペレーション
    メールを検索
    メッセージをゴミ箱へ移動する
    特定のメッセージにラベルを追加
    特定のメッセージのラベルを削除
    特定のメッセージを取得
    チャンネルにメッセージを送る
    ダイレクトメッセージを送る
    チャンネル内のメンバーIDを取得する
    チャンネルを作成
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    チャンネルのメッセージ一覧を取得
    アタッチメントを指定しチャンネルにメッセージを送る
    リストの行一覧を取得
    リストを作成
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    特定のリストの行を取得
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フローボットトリガー
    特定のキーワードに一致するメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら(ラベルID指定)
フローボットオペレーション
    メールを検索
    メッセージをゴミ箱へ移動する
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    特定のメッセージのラベルを削除
    特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
    メッセージがチャンネルに投稿されたら
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