■概要
Dropboxにアップロードしたファイルの情報を、管理のためにMicrosoft Excelへ一つずつ手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DropboxとMicrosoft Excelの連携が自動化され、ファイルがアップロードされるたびにMicrosoft Excelの指定したファイルへ情報が自動で追加されるため、こうした手作業の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxにアップロードしたファイル情報をMicrosoft Excelで管理している方
- DropboxからMicrosoft Excelへのデータ手入力に時間や手間を感じている方
- 手作業による転記ミスをなくし、ファイル管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、Microsoft Excelへ情報が自動で記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、正確なデータ管理が実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報などを指定のファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、アップロードを検知したいフォルダのパスや、特定のファイル名を条件として任意で設定してください。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定することが可能です。
- また、Microsoft Excelに追加する登録内容は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やIDといった動的な情報を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタムができます。
■注意事項
- Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
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