Gmailで画像ファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してSlackで共有する

■概要

メールで受信した画像ファイルを、その都度オンラインツールを探してPDFに変換し、チャットで共有する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間もかかり共有漏れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで画像ファイル付きメールを受信するだけで、自動でPDFに変換してSlackで共有するまでの一連の流れが完結し、ファイル変換に関する業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った画像をPDFに変換するツールを探し、手作業で共有している方
• Slackでの情報共有が頻繁にあり、ファイル変換作業の手間を削減したいと考えている方
• 定型的なファイル変換と共有プロセスを自動化して、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信を起点に自動で処理が実行されるため、都度オンラインツールで画像をPDFに変換する作業や共有の手間を省き、時間を短縮します。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、Slackへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無など、後続の処理に進むための条件を設定します。
4. オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを選択し、任意のオンライン変換ツール上でファイルをPDF化する操作を設定します。
5. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」を用いて、任意のファイル名に整形します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
• RPA機能では、PDF変換に利用するオンラインツールのURLや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
• データ変換機能を用いることで、変換後のPDFファイル名を「【報告書】YYYYMMDD_ファイル名」のように、日付や元のファイル名といった情報を含めて自由に設定することが可能です。
• Slackへファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、受信したメールの件名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。