■概要
Harvestでの工数管理とSmartsheetでのプロジェクト管理を併用しているものの、双方の情報を手作業で更新していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HarvestとSmartsheetの連携を自動化し、特定のタスクが作成された際にSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、データ管理の精度と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HarvestとSmartsheetを併用し、手作業でのデータ転記に課題を感じている方
- Smartsheet Harvestの連携を通じて、プロジェクト管理の効率化を目指す担当者の方
- タスクの作成漏れや二重入力を防ぎ、正確な情報管理を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Harvestでタスクが作成されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます
- Smartsheet Harvest間の手作業による情報転記が不要となり、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HarvestとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHarvestを選択し、「新しいタスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加する」アクションを設定し、Harvestのタスク情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能で設定する条件は、特定の条件に合致したタスクのみを処理の対象とするよう任意で設定してください
- Smartsheetの行に追加する情報は、Harvestのタスク情報の中から、タスク名や作成日など、必要な項目を任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとHarvestのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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