Outlookで特定件名のメールを受信したら、Amazon Seller Centralで注文一覧を取得して通知する

■概要

Amazon Seller Centralでの注文状況の確認と、Outlookでの関連メールの管理に手間を感じていませんか？複数のアプリを横断する手作業は、時間がかかるだけでなく、確認漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Amazon Seller Centralから注文情報を自動で取得し、指定の宛先へ通知できます。日々の注文確認業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Amazon Seller CentralとOutlookを使って注文管理を行っているEC担当者の方
• 手作業での注文確認による対応遅延や、情報共有の漏れをなくしたいと考えている方
• Amazon Seller CentralとOutlookを連携させ、EC運営に関わる定型業務を自動化したい事業者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信をトリガーに注文情報を自動取得するため、手動で確認する手間と時間を削減できます。
• 人の手を介さず情報を取得し通知することで、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとAmazon Seller CentralをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで受信メールから必要な情報を抽出します。
4. 次に、Amazon Seller Centralの「注文情報の一覧を取得」アクションを設定します。
5. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した注文情報を基に通知文を作成します。
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成した通知文を指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理を開始したいメールが格納されるフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• AIによるテキスト抽出では、受信したメール本文から注文番号など、後続の処理で必要となる情報を自由に指定して抽出できます。
• Amazon Seller Centralでの注文情報取得は、対象のマーケットプレイスIDや販売地域、注文期間、注文ステータスなどを細かく指定可能です。
• AIによるテキスト生成では、取得した注文情報を整理したり、通知文を作成したりするためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。ただし、プロンプトの文字数に応じて消費タスク数が変動する点にご注意ください。
• Outlookからの通知設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、本文に前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Outlook、Amazon Seller CentralのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。