GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

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‍■概要

取引先から送られてくる契約書や請求書などのDOCXファイルを、都度手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Gmailで特定のDOCXファイルを受信した際に、RPA機能を用いて自動でPDFに変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化します。
定型的なファイル変換・保存作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受け取ったDOCXファイルを、日常的にPDFへ変換し保存している方
ファイル変換や格納作業における、ファイル名の付け間違いや保存場所の間違いを防ぎたい方
定型業務の自動化で、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのファイル受信を起点に、PDFへの変換からGoogle Driveへの格納までが自動処理されるため、手作業で行っていた時間を削減できます
手動でのファイル変換やコピー＆ペーストによる入力間違い、格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルのあるメールを対象とします
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう設定します
次に、オペレーションでRPA機能を選択し、DOCXファイルをPDFに変換するブラウザ操作を設定します
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、対象とするメールを特定するために「差出人」「件名」「本文」などに含まれるキーワードを自由にカスタマイズできます
分岐機能では、添付ファイルの拡張子など、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意で設定可能です
RPA機能では、操作したいWebページのURLや、操作対象のボタン、入力項目などを画面上で指定し、業務に合わせたブラウザ操作を自由に構築できます
Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を固定値で指定したり、メールの件名や受信日時といった情報を変数として設定したりできます

■注意事項

Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。