BoxにファイルがアップロードされたらOCRで情報を取得し、Canvaでフォルダを作成する

■概要

Boxにアップロードされた請求書や契約書などのファイルをもとに、Canvaで関連するデザインアセットを管理するためのフォルダを手作業で作成していませんか。この作業は単純ですが、件数が増えると見落としや作成ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRがファイル内の文字情報を自動で読み取り、その情報を用いてCanva内にフォルダを自動作成するため、手作業による非効率を解消し、スムーズなファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとCanvaを利用し、デザイン関連のファイル管理を効率化したいと考えている方
• Boxにアップロードした書類情報をもとにCanvaでの作業準備を手動で行っている方
• 手作業によるフォルダ作成の漏れや情報入力のミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点にCanvaのフォルダ作成までを自動化し、これまで手作業で行っていた準備時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの確認漏れや、フォルダ作成時の名称間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとCanvaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにフォルダを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、アップロードされたファイルから読み取る項目を任意に指定できます。例えば、書類内の「取引先名」や「案件番号」などを抽出対象として設定することが可能です
• Canvaでフォルダを作成するアクションでは、フォルダ名を固定のテキストにするだけでなく、OCR機能で取得した「取引先名」などの情報を変数として埋め込み、動的に設定することができます

■注意事項

• Box、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。