Outlookでファイルを受信したら、RPAでWordに変換しBoxに格納する

■概要

Outlookで受信したファイルを毎回手動でWord形式に変換し、Boxへ保存する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な業務は、時間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いや保存先の誤りといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、RPAが自動でファイルをWordに変換しBoxに格納するため、こうした課題を解消し、業務の正確性と効率性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したファイルを、日常的にWordへ変換する作業を行っている方
• ファイル形式の変換とBoxへの格納を定型業務としており、手作業での対応に限界を感じている方
• RPAを活用して、ファイル操作に関する一連の業務フローを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からBoxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル変換の時間を削減することができます。
• 手作業に起因する変換漏れやファイル名の誤り、保存先の指定ミスなどを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、対象のファイルを取得します。
5. RPA機能でブラウザを操作し、ダウンロードしたファイルをWord形式に変換します。
6. データ変換機能の正規表現を用いてファイル名を整えた後、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールのフォルダや件名、差出人などのキーワードを任意に設定してください。
• 分岐機能では、メールの件名や本文の内容など、前段のアクションで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• Outlookの各アクションでは、処理の対象としたいメールのIDを具体的に指定することも可能です。
• RPA機能では、ファイル変換を行うWebページのURLや操作対象の要素を自由に設定でき、前段で取得したファイルパスなどの情報を変数として利用できます。
• 正規表現によるデータ置換では、変換後のファイル名を生成するために、置換対象の文字列やパターンを任意に設定可能です。
• Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を固定値で指定したり、前段で取得した情報を変数として動的に設定したりできます。

■注意事項

• Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。