SlackでPDFファイルが送信されたら、RPAでファイルサイズを圧縮しGoogle Driveに格納する

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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。

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■概要

SlackでPDFファイルを共有する際、ファイルサイズが大きくて扱いに困ったり、毎回手動で圧縮して保存先に格納する作業を面倒に感じたりしていませんか。
このワークフローは、Slackの特定チャンネルにPDFファイルが投稿されると、RPA機能がオンラインの圧縮ツールを操作し、ファイルサイズを自動で圧縮した上でGoogle Driveの指定フォルダに格納します。手動で行っていたファイル圧縮・変換作業から解放され、ファイル管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

SlackとGoogle Drive間で発生するPDFファイルの管理を手作業で行っている方
オンラインのファイル変換ツールを使ったファイル圧縮を自動化したい方
ファイル保存のルールを統一し、業務の属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

Slackへの投稿をきっかけに、ファイル圧縮からGoogle Driveへの格納までが自動処理されるため、定型業務にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
ファイル圧縮や格納といった一連の作業が自動化されることで、手作業による圧縮忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の品質を保ちます

■フローボットの流れ

はじめに、SlackとGoogle DriveをYoomと連携します
次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたファイルがPDFの場合のみ、後続の処理に進むようにします
次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します
次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのPDF圧縮サイトを操作してダウンロードしたファイルを圧縮します
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Slackのトリガー設定では、本ワークフローを起動させる対象のチャンネルを任意で指定できます
分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、Slackから取得した情報をもとに後続のオペレーションを実行する条件を自由に設定可能です
RPA機能では、操作対象としたいオンライン圧縮ツールのURLや、クリックするボタンなどの操作内容を、ユーザーの環境に合わせて設定してください
Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を、固定値だけでなくSlackから取得した情報（元のファイル名や投稿日時など）を変数として用いて動的に設定できます

■注意事項

Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。